導入事例

山王テクノアーツ株式会社 様

Microsoft Teams を活用し、社内コミュニケーションの効率と品質を改善

メールや電話を主なツールとして利用する従来の社内コミュニケーションに、限界を感じている企業様は多いのではないでしょうか。今回は、「Office 365」の中の「Microsoft Teams」を使って社内コミュニケーションを改善されていらっしゃる山王テクノアーツ株式会社の代表取締役社長 田中様と広報担当 中村様、営業担当 小佐野様に、導入の経緯や効果についてお話を伺いました。Office 365、Teams を上手に活用する好例として、参考にしていただけます。

  • 代表取締役社長田中 祐 様

  • 広報担当中村 祐子 様

  • 営業担当小佐野 詩織 様

山王テクノアーツ株式会社はどんな企業?

_ まずは、御社の事業内容についてお聞かせいただけますでしょうか。

弊社は大きな括りで言うと印刷業の会社で、スクリーン印刷・シール印刷といった特殊印刷を用いて、ラベルやステッカーを作っています。設立は1967年で、特殊印刷では50年の実績があります。
以前はシールやラベルなら何でも作っていたのですが、リーマンショックで売り上げがガクンと落ちた際には、これからの時代は自社の強みを打ち出す必要があると考えました。それからは航空系・鉄道系のラベル印刷に特化してやらせていただくようになっています。我々がこのニッチな分野での第一人者になろうと考えました。

_ 具体的にはどんな企業様とお取引されているのですか?

たとえばエアライン系では、JAL・ANAをはじめとして、日本の全ての航空会社様とお取引させていただいています。トイレの禁煙マークであるとか、機内食を運ぶカートの最大重量マーク、さらには飛行機のラッピング外装であるとかは弊社で作ったものです。最近機内での無料Wi-Fiサービスが開始されましたが、そのための表示物も弊社が手掛けました。

_ 航空会社がキャンペーンを行う際に、キャラクターやタレントの方などのラッピング外装がニュースになることがありますね。ああいったものも御社がお作りになっているんですね。

はい、そうですね。ほぼ全て弊社が作っているものです。

_ ありがとうございます。それでは、御社の従業員数や所在地を教えていただけますか?

はい。弊社の従業員数は80名で、所在地は東京都八王子市です。

_ 次に、今日インタビューをお受けいただく方の自己紹介をお願いします。

代表取締役社長の田中 祐と申します。

わたしは、広報担当の中村 祐子と申します。

営業担当の小佐野 詩織と申します。よろしくお願いします。

_ よろしくお願いします。

社内コミュニケーションに関する課題・悩み
Microsoft Teams 導入以前に、社内のコミュニケーションにどんな課題や悩みがあったのか伺いました。

メールでは大事な内容が埋もれてしまう

_ Microsoft Teams を使い始める前は、電話やメールが主な社内コミュニケーションのツールだったと思います。それらで社内コミュニケーションを図っていた際に、どんな問題があったか教えていただけますでしょうか。

メールの弊害はありましたね。たとえば何でもかんでもメールにして、情報共有のためいたずらに宛先やCcへいろんなメールアドレスを入れたりすると、自分と関係性の少ないメールが大量に届いてしまうんですね。それで本当に必要なものや、タイムリーにチェックしないといけないものが受信トレイの奥に埋もれていってしまう。
それからメールの内容の中に、主題とは離れた別のことも書かれると、結果的にその話題と全く関係ない人までずっと同じスレッドのメールを受信し続けないといけないなど、非効率なことが多くありましたね。
こういったことを改善できる方法を探していました。

_ メールは便利なコミュニケーションツールですが、組織の中で使い込んでいくと確かにいろいろな課題がでてきますね。

メールではフットワーク軽くコミュニケーションがとれない

_ メールを使っていて、他に課題に感じたことはありますか?

問題が起きて不安を抱えていたり、速やかに解決を図りたかったりするときに感じますね。我々は製造業なので、流れ作業で業務が進んでいきます。その中で特にスピード感が求められる対応をしている際、現場の社員にとっては不安があってもすぐ聞けないというのが大きなストレスになるんです。

_ 質問の内容によっては全社への一斉メール的なところに聞きにくかったり、早く回答が欲しくてもメールだとすぐに反応がもらえなかったりしますもんね。

そうなんです。それに直属の上司に聞いても、問題が解決しないこともあるんですね。それで『誰に聞いていいかわからない』『この困りごとを何かぶつけられるところがないか』となったときに、メールは必ずしも適切ではなく困っていました。

トラブルにぶち当たって誰に聞いたときにわからない、ピンポイントでこの人に聞けばいい、というのがあっても、その人が捕まるかわからない。メールでは、そういった課題が解決できない状況はありましたね。

出張時や緊急時に手軽に顔を見ながらコミュニケーションできるツールが欲しい

_ メールだけでなく電話を含めたコミュニケーションで、課題となっていたことはありますか?

そうですね、やはり顔を見ながらしっかり意思疎通を図りたいときには不便ですね。
たとえば私は出張をすることが多いんですが、緊急でマネージャーに確認したくなったりした際などには、電話やメールといったツールでは物足りないですね。

_ 深い話をする必要があるときには、文字や音声だけではお互いの気持ちや考えが伝わりにくいということはありますね。

Teams を導入した経緯と成果
次に、電話やメールでの社内コミュニケーションに課題を抱えていた山王テクノアーツ様が、どうして Teams の導入にいたったのか、また導入したことによりどんな成果が出たか詳しく伺いました。

Teams を導入した経緯

_ Teams はどのような経緯で導入されたんでしょうか?

Teams は、2年位前からありましたよね。

_ はい2017年にリリースされていますね。

その当時も、複数ある僕のPCのうち1台にはインストールして『面白そうなツールだけどなんだろうな』と思ってはいたんですね。
ただ、その程度でとどまっていました。
それが最近、Office 365 を入れるとデフォルトでインストールされるようになりましたよね。そこまで Microsoft がプッシュするのであれば使ってみようかな、ということで、少しずつ触り始めたのがきっかけですね。
それで『これは役に立ちそうだぞ』ということで、社内でも本格的に導入することになりました。

_ Teams なら、お話いただいたコミュニケーション上の課題を解決できそうと感じていただけた、ということですね。

そうですね。

_ Teams 以前にチャットなどのツールを使おうとしたことはなかったのでしょうか?

実は Yammer を使おうと考えたことはありました。ただ当時は年齢が高い社員が多く、SNSのようなツールに抵抗があったんですね。それで立ち消えになりまして。
しかし、今だったらSNSを使い慣れた若い社員が多くなっているので、抵抗がないだろうと考えたのも Teams を使い始めた契機の1つではありますね。

_ SNSに慣れた若い社員の方であれば、直感的に Teams を使いこなしていただけますからね。

どのように導入したか

_ Teams を使うことを決め、どのように導入をされたのでしょうか?

Teams を導入するのとほぼ同じタイミングで、社内コミュニケーションを活発化させる目的で部活動や同好会をスタートさせました。そして Teams で部や同好会ごとのチームやチャネルを作り、その中で活動報告をあげてくれれば部活動費を出すということにしたんです。実際に、写真付きの活動報告を社員が Teams でアップしてくれています。

_ なるほど、業務のメインストリームとは外れたところから使用を開始していただいたんですね。そういった使い方であれば、社員の方が使い始めるきっかけとしてハードルが低そうですね。

はい、気軽に使い始めてもらえたと思います。

_ 新しいコミュニケーションツールを導入する際は、「どのように定着させるか」が課題となり、結果的に利用が広がらずに終わってしまうこともあります。その点、御社は定着させるための対策を講じておられて素晴らしいと思いました。

業務外のところから Teams を触っていくうちに、社員が仕事の上でも便利そうだぞと気づき始めて、そこから Teams にいろいろな機能があることを学び、それがどんどん加速しているといった感じですかね。

_ 理想的な導入の仕方ですね。

といっても特別なことをしているという意識はなく、先ほども若い社員から、という話を少ししましたが、もしも「導入したいけど会社全体がなかなか乗り気ではないなぁ…」といった悩みを持っていらっしゃる担当の方がいらっしゃるならば、「興味がある社員」を見つけ、自らとその人物からとにかく使い始める。そしてそこから熱意を伝播させていく、というのもよい方法だと思いますよ。

Teams を使い始めた感想

_ 部活動以外の部分で、Teams の利用はどのように進んでいますか?

業務内でも社員間で、Teams でやり取りしていますね。
たとえば Teams で社内グループ専用のチームやチャネルを作ってコミュニケーションをとったりもしています。
Skype でもメッセージ機能は使っていたのですが、ずっと使いやすいですね。

_ Skype のメッセージ機能と違いチームごとのチャネルを作ってメッセージのやり取りができますから、本格的なコミュニケーションが実現しますね。

そうですね。それから Teams だと、やり取りの履歴が残るのがいいです。Skype だと同じ画面で履歴が残らないので。

Skype のメッセージの履歴は Outlook に保存されるんですよね。Teams であれば同じ画面で履歴が見られるのはいいですね。
そしてチャネルごとに履歴がしっかり残っているので、自分にとって必要性がどの程度あるかわからないメールをいちいち追っていくよりも、効率的にコミュニケーションがとれています。

上長が1日どのくらいメールを受信しているかわからず、その中で自分が送ったメールを見てもらえているかどうかもわからない、ということもなくなりました。ですから、Teams で聞いて返答がなかったような場合に、催促しやすくなったという面もありますね。

_ 先程おっしゃられたように、Teams であれば同じ画面でメッセージのやり取りが一目でわかりますからね。それに、こちらから送ったメッセージを相手が「読んでくれていないのでは?」という不安も少ないかもしれません。メールのように埋もれることはないですからね。他にどのような使い方をされていますか?

社内でなにかしらの問題が起きたときに、なんでも聞けるチャネルを作って使っています。

_ 何か困ったことがあってすぐに回答が欲しいときに、メールは使いにくいということでしたね。実際に使ってみた感想はいかがでしょうか?

メールと違い Teams なら、ちょっとした疑問でも気軽にチャネルに投げて聞くことができます。それに、すぐにその回答がもらえることも多いので、なかなかメールが返って来ないときのようなストレスが大分解消されたのもいいですね。

_ メールのときよりコミュニケーションのスピード感が生まれたということですね?

はい、その通りです。

_ Teams のウェブ会議機能はいかがでしょうか。

出張時などに利用していますが、使い勝手はいいですよ。Outlook の予定表と連携しているので、同じ画面で予定表の確認・会議の登録・参加まで行えてスムーズに Teams の会議に移行できるのもよいですね。

_ ありがとうございます。その他に、Teams を使っていて良かった点はありますか。

今までになかったコミュニケーションのパスが、Teams によって生み出されたというのもあるかな。

_ それはどういうことでしょうか?

たとえばある社員が、なんでも聞けるチャネルに質問を投げますよね。その質問を普段は交流のない、別の部署の社員が回答してつながりが生まれるということもあるわけです。こういったフットワークの軽いコミュニケーションがとれるのも、Teams ならではだと思います。

_ なるほど。これまでのお話を伺っていると Teams の利用で御社のコミュニケーションが促進されているようですね。

その通りです。よく手段と目的という言い方をしますが、我々にとって Teams を導入すること自体は目的ではないんですね。
内部コミュニケーションを活性化したり、スマートに仕事を進められるようにしたりすることが目的です。そのための手段として Teams が面白そうということで導入して、実際にそれが成功している感じですね。

なぜGMOを選んだのか
Microsoft Teams を含む Office 365 は、GMOを含め複数の業者が販売しています。そのなかでも、なぜGMOを選んでいただいたのか伺いました。

_ Office 365 を販売しているのは、GMOだけではありません。他の業者でも販売をしていますが、その中でGMOをお選びいただいた理由について教えていただけますでしょうか。

まず他社と大きく違うのはオンラインで申し込みから利用開始ができる点ですね。

_ 現在では他の業者でも似たかたちで申し込みが可能ですが、御社が契約いただいた際には確かに弊社のみ対応していました。Office 365 のオンライン申し込みという点では、確かに弊社が先駆者です。また、実は申し込みはオンラインで出来ても、「申し込みがオンラインで即日できる」のは弊社だけかもしれません。

あと銀行振込に対応している点も大きいですね。マイクロソフトの公式では、銀行振込に対応していないですよね?

_ はい、おっしゃる通りです。我々は法人様の利便性も考え、銀行振込に対応しています。

それに、これは特にGMOさんならではの点かと思いますが、ドメインなどGMOさんの他のサービスと同じ画面で一元管理できるのも便利でよいですね。

_ ありがとうございます。弊社のレンタルサーバーやドメイン、Office 365 といったサービスを同じコントロールパネルで管理いただけるのも強みだと思っています。

今後、Teams をどのように活用していきたいか
Teams を上手に活用して下さっている山王テクノアーツ様が、今後、Teams をどのように活用されようと考えているか、お考えを伺いました。

_ Teams を有効に利用して下さっているようで、弊社としてはうれしい限りです。今後、Teams をどのように活用されようとお考えか伺えますでしょうか。

まず1つは、Office の他のツールと統合できるものはどんどん統合していきたいですね。たとえば、これまで SharePoint を使ってファイル共有やタスク管理をしていましたが、Teams に統合できるなら統合していこうと考えています。そうすれば Teams の画面で完結できる処理が増えますね。

_ Office 365 のハブとなって、利便性を高められるのが Teams のメリットなので、非常によい方向性かと思います。

それから弊社には、社員がパソコンの操作などでわからないことがあったときに問い合わせができる外部のヘルプデスクがおります。ヘルプデスクの方にも Teams に参加してもらい、今後は Teams から問い合わせをかけようと考えています。そういった意味で、個人、フリーランスでお仕事をされている方にも相性のよいツールだなと感じています。

_ 外部の方と柔軟にコミュニケーションがとれるのも Teams のメリットの1つです。

あと弊社では、今後本格的にテレワークの導入しようとしています。そのときに、Teams が非常に重要なコミュニケーションツールになると考えています。
私はiPhoneやiPadにも Teams を入れて使っていますが、UIが非常によく作りこまれていて使いやすい点もいいですよね。

_ 使い勝手のよいコミュニケーションツールは、テレワークに必要不可欠ですからね。テレワーク用に Teams をお選びいただけるのも、販売元の弊社としても喜ばしいです。

ほんとうにいいツールだと感じていますので、社内だけでなく、将来的には同業者同士で作っているコミュニティなどでも使っていけたらとは感じていますね。

まとめ

メールが大量に届き本当に重要なメールが埋もれてしまう、なかなかメールの返信をもらえずコミュニケーションが進まない、顔を見ながらウェブ会議がしたい – そういった悩みを抱えている企業様は多いことでしょう。

山王テクノアーツ様のように、積極的に Teams を活用することによって、そういった問題も解決できる可能性は大いにあります。Teams は御社のコミュニケーションを活性化させることができる、使い勝手のよいツールなのです。

山王テクノアーツ株式会社 ロゴ

山王テクノアーツ株式会社
http://www.sanno-ta.jp/

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Microsoft Teams が利用できるプラン

プラン

Apps860円/月~

Basic510円/月~

Stndard1,310円/月~

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無料
トライアル
Office アプリケーション(Word、Excel など)
Exchange Online
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